最短、最速で行うには、
全メンバーの氏名と誕生日をテキストでDB(CVS)を作るか、CMSにあるかもしれないメンバーDBを参照し、
毎日1回の定期チェックを行うスケジューラーを用意し、
誕生日からx日前に定型文を発行し、
それをニュースコンテンツの編集中ファイルとしてCMSの主DBへ格納し、
スタッフはそれを元に出演メンバー、日程を書き加える

というのが良いでしょう。