戸籍通りの字形で名字を表示・印刷できるようにという配慮から、多くの地方自治体において外字が作られているという。ところが、名簿の姓名に外字（ユーザー定義文字）が使われていると、データを渡した先のアプリなどで正しく表示できない「文字化け」が起こる。例えば、校務支援システムで管理する名簿から児童・生徒用端末の学習アプリなどに氏名のデータを渡す際、外字が使われていると端末側で名前を正しく表示できなくなる。

ネット時代の現在、国は各種行政システムのクラウド化を進めようとしている。2021年9月にデジタル庁が発足し、総務省とデジタル庁が連携し、地方自治体が利用する各種業務をクラウド化する共通基盤「ガバメントクラウド」の整備が推進されている。ガバメントクラウドでは住民基本台帳、固定資産税、国民年金、児童手当、就学（学齢簿）、児童扶養手当、子ども・子育て支援など、計17業務の標準化を進め、自治体で活用を推進する。また、これとは別に法務省が戸籍のクラウドサービス化を進めている。

さまざまな業務システムがインターネットでつながり連携して使えるようにするには、特定の端末やソフトウエア上でしか使えない外字はデータ交換の妨げになる。
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